Praca zdalna 2025 w Polsce – nowe regulacje, obowiązki pracownika i pracodawcy

Praca zdalna przestała być jedynie eksperymentem – w Polsce od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują przepisy, które formalnie regulują ten model zatrudnienia. Dziś, w 2025 roku, temat nadal budzi dużo pytań. Pracodawcy i pracownicy zastanawiają się, jak właściwie stosować regulaminy, limity okazjonalnej pracy zdalnej i jakie obowiązki ciążą na obu stronach procesu – od BHP po ochronę danych.

Czym jest praca zdalna według Kodeksu pracy?

Nowa definicja wprowadza pojęcie „pracy zdalnej” jako wykonywania obowiązków całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą – może to być dom lub inne miejsce pracy poza siedzibą firmy. Przepis zastąpił stare regulacje dotyczące telepracy.

Formy pracy zdalnej i limity

Praca zdalna stała i hybrydowa

Pracownik może pracować zdalnie lub hybrydowo – część czasu w biurze, część na odległość. Uzgodnienie może być zawarte w umowie lub jako osobne porozumienie/regulamin.

Okazjonalna praca zdalna

Limit to 24 dni w roku kalendarzowym. Pracownik składa wniosek, pracodawca może odmówić, ale musi uzasadnić. Wartość tej formy to elastyczność – pracownik może korzystać z takiej możliwości kilka razy w roku, bez konieczności pełnego regulaminu lub kosztów stałego sprzętu w sytuacji okazjonalnej.

Obowiązki pracodawcy

• Zapewnienie narzędzi lub sprzętu do pracy zdalnej, albo ekwiwalentów (np. sprzęt, internet, energia).

• Ustalenie zasad pracy zdalnej: regulamin (lub porozumienie ze związkami), czy dokumentów wewnętrznych. 

• Zapewnienie warunków BHP oraz ochrony danych osobowych — szkolenia, instrukcje, ocena ryzyka.

• Ewidencja dni okazjonalnej pracy zdalnej i rozpatrywanie wniosków w terminie.

Prawa pracownika

• Możliwość składania wniosku o pracę zdalną. Pracodawca ma obowiązek informacyjne i musi uzasadnić odmowę, jeśli nie może zaakceptować. 

• Możliwość pracy hybrydowej lub całkowicie zdalnej, jeśli charakter pracy na to pozwala.

• Prawo do odpowiednich warunków sprzętowych i technicznych, oraz odpowiedniego środowiska pracy — bezpieczeństwo, higiena, prywatność.

Wyzwania i obszary ryzyka

• Niejasności w kosztach: ile pokrywać, jakie zasoby, co się liczy jako koszt pracy zdalnej.

• Trudności w monitorowaniu warunków pracy — BHP, ergonomia, prywatność w miejscu zdalnym.

• W firmach bez regulaminów lub związków zawodowych — czasem brak porozumienia komplikuje formalności.

• Ewentualne spory sądowe dotyczące warunków umowy, miejsca pracy zdalnej, odmowy przez pracodawcę.

Nowe regulacje pracy zdalnej są już w Polsce — nie na horyzoncie, ale w prawie. Firmy, które działają dziś świadomie i dobrze ustalają zasady, zyskają przewagę: mniej nieporozumień, większa elastyczność, lepsze relacje z pracownikami.

Pracodawco – sprawdź swój regulamin pracy zdalnej, prawa pracowników i BHP. Jeśli potrzebujesz pomocy, dokumentów czy audytu – jesteśmy do dyspozycji.

Źródła:

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – komunikaty o zmianach w Kodeksie pracy (2025)

Serwis Rzeczpospolita – „Praca zdalna: nowe obowiązki pracodawcy w 2025 roku” (12.09.2025)

Dziennik Gazeta Prawna – „Kodeks pracy 2025: co zmienia się w pracy zdalnej?” (11.09.2025)

Infor.pl – dział Prawo pracy, aktualizacje 2025

PAP Biznes – doniesienia o kosztach i świadczeniach dla pracowników zdalnych (wrzesień 2025)